Fatura vs. recibo: qual a diferença e quando precisa de cada um

Dois documentos, dois papéis

Uma fatura é um pedido: "deve-me isto, até esta data". Um recibo é uma confirmação: "pagou, aqui está a prova". Confundi-los parece inofensivo até o contabilista do cliente pedir um e você enviar o outro — e de repente é a razão por que os livros de alguém não fecham.

Primeiro vem a fatura

Termina o trabalho, envia uma fatura — numerada, datada, com condições de pagamento, discriminação do que está a ser cobrado e como pagar. É o início de uma conversa sobre dinheiro, não o fim. O cliente arquiva-a como despesa futura. Pode ser editada, reemitida ou contestada — e é exatamente por isso que não prova nada.

O recibo vem depois

Quando o pagamento chega, um recibo fecha o ciclo: valor pago, data, método, referência ao número da fatura e um agradecimento se estiver num dia cordial. Ninguém contesta um recibo porque já não há nada a contestar. Os clientes usam-no para impostos e notas de despesa — e vão pedi-lo em janeiro com toda a certeza se não o enviar agora.

Muitas vezes precisa dos dois no mesmo trabalho

Freelancers com clientes empresariais: a fatura vai para as contas a pagar, o recibo vai para quem efetivamente o contratou. Construtores: a fatura põe o sinal em movimento; o recibo fecha o projeto de forma limpa. Públicos diferentes, papelada diferente.

Faça com que pareçam família

Ambos os documentos devem ter a sua marca e partilhar um fio de numeração — "RE: Fatura #1042" no recibo. Quando os documentos se referenciam entre si, parece um negócio com tudo sob controlo, e os contabilistas dos seus clientes agradecem em silêncio. O SimplyQuote gera ambos a partir do mesmo registo, por isso a fatura, o pagamento e o recibo estão sempre de acordo.