Erros de Faturação a Evitar

Um erro parvo numa fatura pode custar um mês de espera

Uma soma errada, uma data de vencimento em falta, uma descrição que não explica nada… e de repente a sua fatura volta com perguntas em vez de pagamento. Cada erro assim atrasa o recebimento, gera discussões e deixa-o mal visto. A boa notícia: são quase sempre os mesmos cinco erros.

Os cinco erros que vejo uma e outra vez

1. Falta informação básica: o seu nome ou firma, o nome do cliente ou a data de vencimento. Sem esses dados, a fatura nem sequer entra no circuito de pagamentos de muitas empresas.
2. As contas não batem. Um total mal somado ou um imposto mal calculado destrói a sua credibilidade na hora: se falha no seu próprio dinheiro, o que pensará o cliente?
3. Descrições que não dizem nada, do tipo «serviços de consultoria». Compare com «10 horas de consultoria de marketing, campanha de primavera»: a segunda aprova-se sem uma única chamada.
4. Condições de pagamento vagas ou pura e simplesmente ausentes. Sem vencimento, juros nem métodos de pagamento, cada cliente interpreta o que quer.
5. Faturar tarde. Esperar duas semanas para emitir porque «depois trato disso» é oferecer duas semanas extra ao prazo. O relógio começa quando envia, não quando termina o trabalho.

Como blindar-se contra cada um

Não precisa de um curso de gestão, só de um sistema que não dependa da sua memória:

Trabalhe sempre sobre modelo

Um modelo padrão com os seus dados, os do cliente, vencimento e condições elimina o primeiro erro pela raiz. Preenche só o que muda.

Reveja os números com olhos frescos

Confira os cálculos antes de enviar, nem que seja em trinta segundos. Melhor ainda se a ferramenta somar e calcular impostos sozinha: zero erros de aritmética.

Descreva como se o cliente tivesse amnésia

Detalhe o que fez, quanto e quando. Quem aprova a sua fatura muitas vezes não é quem o contratou, por isso a descrição tem de falar por si.

As regras em cada fatura

Vencimento, juros de mora e formas de pagamento, sempre visíveis. Repetir em cada documento não é chatice: é o que evita o «eu tinha percebido outra coisa».

Fature assim que terminar

Envie a fatura no próprio dia em que entrega o trabalho, enquanto o cliente ainda está satisfeito. Só este hábito acelera os seus recebimentos mais do que qualquer outro truque.