A sua primeira fatura: a checklist para quem começa

A sua primeira fatura é um pequeno rito de passagem

Poucas coisas dizem "negócio a sério" como enviar uma fatura com o seu nome. E poucas coisas correm pior. Não porque faturar seja difícil. É que ninguém se senta com você para mostrar a checklist. Aqui está ela.

Antes de enviar alguma coisa

• Uma identidade de negócio. Até um trabalhador independente precisa de um nome, um e-mail que não seja "coolguy94" e contactos que coincidam com os da conta bancária.
• Um sistema de numeração. Comece na #1001 e nunca recomece. O seu eu do futuro, a fazer o IRS em abril, agradece.
• Condições de pagamento escolhidas e indicadas na fatura. 14 ou 30 dias. Data de vencimento visível. Política de mora numa linha.
• Meios de pagamento prontos. IBAN, link de pagamento, o que for preciso para o cliente realmente lhe pagar.

Dez campos e está feito

Número e data da fatura. Vencimento. O seu nome e contactos. Denominação social e morada do cliente (peça a entidade, não o "Zé"). Linhas detalhadas com quantidades e preços. Subtotal. IVA, se estiver inscrito. Total. Instruções de pagamento. Todo o resto é decoração — e a decoração é o que faz as primeiras faturas levarem três horas quando deviam levar dez minutos.

Os erros que custam dinheiro a sério

Enviar um PDF sem data de vencimento. As condições não existem enquanto não estiverem escritas. Faturar ao contacto em vez de à empresa — a fatura morre na caixa do Zé. Omitir menções fiscais obrigatórias. E o clássico: esperar semanas depois do trabalho para faturar, porque a motivação desvanece — e a memória do cliente de como foi bom, também.

Fature na mesma semana em que termina o trabalho. Use uma ferramenta, não um Word. O plano gratuito do SimplyQuote cobre tudo o que está acima e transforma a checklist numa tarefa de três minutos. Primeira fatura: intimidante. Segunda: aborrecida. É esse o objetivo.