Fehler bei der Rechnungsstellung vermeiden

Ein dummer Rechnungsfehler kann Sie einen Monat Zahlung kosten

Eine falsch addierte Summe, ein fehlendes Fälligkeitsdatum, eine Beschreibung, die nichts erklärt … und schon kommt Ihre Rechnung mit Rückfragen statt mit einer Zahlung zurück. Jeder solcher Fehler verzögert das Geld, erzeugt Diskussionen und lässt Sie schlecht dastehen. Die gute Nachricht: Es sind fast immer dieselben fünf Patzer.

Die fünf Fehler, die ich immer wieder sehe

1. Es fehlen Basisangaben: Ihr Name oder Firmenname, der Kundenname oder das Fälligkeitsdatum. Ohne diese Daten schafft es die Rechnung bei vielen Firmen gar nicht erst in den Zahlungslauf.
2. Die Zahlen stimmen nicht. Eine falsch addierte Summe oder falsch berechnete Steuer zerstört sofort Ihre Glaubwürdigkeit: Wenn Sie bei Ihrem eigenen Geld patzen, was denkt sich der Kunde dann?
3. Beschreibungen, die nichts sagen, etwa „Beratungsleistungen". Vergleichen Sie das mit „10 Stunden Marketingberatung, Frühjahrskampagne": Letzteres wird ohne einen einzigen Anruf freigegeben.
4. Zahlungsbedingungen fehlen oder bleiben schwammig. Stehen Fälligkeit, Säumnisgebühr und Zahlungsmethoden nirgends, interpretiert jeder Kunde, was ihm passt.
5. Zu spät abrechnen. Zwei Wochen mit dem Versand warten, weil man „es später macht", schenkt dem Zahlungsziel zwei Wochen extra. Die Uhr läuft ab Versand, nicht ab Fertigstellung.

So schützen Sie sich vor jedem einzelnen

Sie brauchen kein BWL-Studium, nur ein System, das nicht auf Ihrem Gedächtnis beruht:

Immer mit Vorlage arbeiten

Eine Standardvorlage mit Ihren Daten, den Kundendaten, Fälligkeit und Bedingungen beseitigt Fehler Nummer eins an der Wurzel. Sie füllen nur noch aus, was sich ändert.

Zahlen mit frischem Blick prüfen

Gehen Sie die Beträge vor dem Versand noch einmal durch, und sei es in dreißig Sekunden. Noch besser, wenn das Tool Summen und Steuern automatisch rechnet: null Rechenfehler.

Schreiben, als hätte der Kunde Amnesie

Halten Sie fest, was Sie wann und in welchem Umfang getan haben. Wer Ihre Rechnung freigibt, ist oft nicht der, der Sie beauftragt hat — die Beschreibung muss für sich sprechen.

Spielregeln auf jede Rechnung

Fälligkeit, Säumnisgebühr, Zahlungsmethoden — immer sichtbar. Das auf jedem Dokument zu wiederholen ist keine Pedanterie, sondern verhindert das „Das habe ich anders verstanden".

Abrechnen, sobald die Arbeit fertig ist

Schicken Sie die Rechnung am Tag der Lieferung, solange der Kunde noch zufrieden ist. Diese eine Gewohnheit beschleunigt Ihre Zahlungseingänge mehr als jeder andere Trick.