未払いの請求書をフォローアップする方法

集金はつらい。仕組みがあれば耐えられる。

「ご確認メール」が書きたくてこの仕事を選んだ人はいない。でも遅延は「いつ来るか」だ。追跡マシンは必要になる前、落ち着いてるうちに組もう。

95%をカバーするメール3通

期限の3日前：やさしいひと押し

「[名前]さん、ちょっとお知らせです。請求書#123は今週金曜が期限です。変な点があれば教えてください！」短く、温かく。「うっかり組」を早めに拾う。

1日遅れ：善意に解釈する

「[名前]さん、請求書#123の入金が見えません。メール埋もれましたか？探さなくていいよう再送します」悪意じゃなく混乱を疑おう。半分は本当に迷惑メール行きだ。

7日遅れ：一線を引く

「[名前]さん、1週間遅れになりました。合意通り、遅延金や作業中断を避けるため明日までにご対応ください」丁寧に、具体的に、結果つき。怒りなし、長文なしだ。

一度書いて、二度と冷や汗なし

本当の一手は自動化だ。この3通を一度だけ書いて、予定通り飛ばす。自分はSimplyQuoteに仕込んで、「払ってください」メールを手打ちしなくなって何ヶ月も経つ。