Счёт и квитанция: в чём разница и когда что нужно

Два документа, две задачи

Счёт — это просьба: «ты должен мне это, к такому-то числу». Квитанция — подтверждение: «оплачено, вот доказательство». Перепутать их кажется безобидным, пока бухгалтер клиента попросит одно, а вы пришлёте другое — и вдруг именно вы причина того, что у кого-то не сходятся книги.

Сначала счёт

Работа окончена — вы отправляете счёт: с номером, датой, условиями оплаты, разбивкой того, за что берёте деньги, и как платить. Это начало разговора о деньгах, а не конец. Клиент подшивает его как предстоящий расход. Счёт можно править, перевыпускать, оспаривать — именно поэтому он ничего не доказывает.

Квитанция приходит после

Когда платёж пришёл, квитанция замыкает круг: оплаченная сумма, дата, способ, ссылка на номер счёта — и «спасибо», если у вас тёплое настроение. С квитанцией спорить не о чем: оспаривать больше нечего. Клиенты используют её для налогов и авансовых отчётов — и обязательно потребуют её в январе, если вы не отправите её сейчас.

Часто нужны оба — за одну работу

Фрилансерам с корпоративными клиентами: счёт уходит в кредиторскую бухгалтерию, квитанция — тому, кто вас нанял. Подрядчикам: счёт двигает аванс; квитанция аккуратно закрывает проект. Аудитория разная — бумаги разные.

Сделайте их похожими

Оба документа должны нести ваш бренд и общий номерной след — «RE: Счёт #1042» на квитанции. Когда документы ссылаются друг на друга, вы выглядите как бизнес, у которого всё под контролем, и бухгалтеры ваших клиентов молча благодарят вас. SimplyQuote создаёт оба из одной записи, поэтому счёт, платёж и квитанция всегда согласованы между собой.